• Alle Kartierungen, die Stand „zur Archivierung freigegeben haben“ werden durch einen Cron-Job in das Archiv überführt und bekommen den Stand „in Archiv überführt“
• Die Prüfer dürfen Ändern von „4 nach 5, 5 nach 6, aber nicht von 6 nach 5 und auch nicht von 6 nach 7 (das geht automatisch) und auch nicht von 7 nach 6 zurück (ein mal im Archiv geht es nicht zurück)
• Wenn Stand 6 erreicht ist kann man höchstens als Admin den Job stoppen, der die Überführung ausführt und dann noch welche manuell von 6 auf 5 oder gar niedriger zurücksetzen für eine erneute Prüfung durch die Prüfer oder weiter runter.

Bei der Überführung von Kartier- oder Verlustobjekten in das Archiv werden folgende Schritte ausgeführt:

• Anlegen der Kampagne und des Kartiergebietes für Bögen des Kartier- oder Verlustobjektes im Archiv falls noch nicht geschehen.
• Anlegen der Bögen in den jeweiligen Archivtabelle.
  1. Wenn das Schutzmerkmal „geschützt nach § 20 NatSchAG“ ausgewählt ist und die Bogenart Kurzbogen als Kurzbogen
  2. Wenn das Schutzmerkmal „geschützt nach § 20 NatSchAG“ ausgewählt ist und die Bogenart Grundbogen als Grundbogen
  3. Wenn das Schutzmerkmal „geschützt nach FFH-Richtlinie“ ausgewählt ist und die Bogenart Grundbogen als LRT-Bogen mit Bewertungsbogen
  4. Wenn die Bogenart Grünlandbogen ist als Grünlandbogen
  • Der Fall 2 und 3 können gemeinsam auftreten. In dem Fall werden beide Bögen auf der Basis dieses Kartierobjektes erzeugt.
  • Folgende Werte, die in einem Fremdschlüssel vergeben sind als Text speichern:
    • erfassungsboegen.bogenart = mvbio.bogenarten.bezeichnung ON [kartier|verlust]objekte.bogenart_id = mvbio.bogenarten.id
    • pflanzenvorkommen.pflanzenart_name = mvbio.pflanzenarten_gsl.valid_name ON mvbio.pflanzenvorkommen.pflanzenart_id = mvbio.planzenarten_gsl.species_nr
    • pflanzenvorkommen.gsl_version = mvbio.pflanzenarten_gsl_version.version (zum Zeitpunkt der Erzeugung des Archivbogens)
• Kopieren der Fotos in das Verzeichnis der Archivdokumente.
• Erzeugen der PDF-Dokumente der Bögen entsprechend der Dateinamenskonvention.
• Übernehmen der Artdaten, anderen 1:n Daten und Fotos in die Archivtabellen.
• Setzen der Bearbeitungsstufe „in Archiv überführt“ im Kartier- bzw. Verlustobjekt.

Nach der Ableitung der Erfassungsstände sind die abgeleiteten Daten noch nicht in der Auskunft sichtbar. Erst durch die Veröffentlichung wird der letzte Stand aktualisiert. siehe auch Ersetzung von alten durch neue Bögen

Bei Veröffentlichung werden folgende Schritte ausgeführt:

• Die Archivierung wird durch den Prüfer pro Kartiergebiet angestoßen.
• Bei diesem Schritt wird geprüft ob alle Kartierobjekte im Kartiergebiet schon archiviert sind.
• Mit der Funktion werden die alten Bögen innerhalb des Kartiergebietes im Archiv historisch und die neu in das Archiv überführten aktuell.
• Löschen der Kartier- und Verlustobjekte im Schema mvbio
• Die Kartierobjekte erscheinen dann in keiner Liste von Kartierobjekten oder Verlustobjekten mehr.
• Kartierkampagnen sind vom Prüfer manuell zu löschen. Auch in der Layerdefinition bzw. bei den Klassen und Styles etc.